Audyt czystości wspólnoty mieszkaniowej. Jak sprawdzić jakość firmy sprzątającej?
Czysta klatka schodowa w momencie kontroli nie zawsze oznacza, że system utrzymania nieruchomości działa prawidłowo. Z drugiej strony pojedyncze zabrudzenie nie musi świadczyć o niskiej jakości usług firmy sprzątającej.
Zarządca potrzebuje szerszej perspektywy.
Audyt czystości wspólnoty mieszkaniowej pozwala ocenić nie tylko aktualny stan budynku, ale również harmonogram prac, standard wykonania, organizację personelu, realizację prac okresowych, sposób reagowania na zgłoszenia oraz skuteczność kontroli jakości.
Dobrze przeprowadzony audyt powinien odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań: czy zakres usług odpowiada rzeczywistym potrzebom nieruchomości, czy harmonogram jest właściwy, czy wykonawca realizuje ustalone zadania oraz gdzie istnieje możliwość poprawy jakości lub optymalizacji organizacji pracy?
Spis treści
Czym jest audyt czystości?
Audyt a bieżąca kontrola jakości
Kiedy przeprowadzić audyt?
Jak przygotować audyt?
Jak podzielić budynek na strefy?
Audyt strefy wejściowej
Audyt klatek schodowych
Audyt wind
Audyt garażu podziemnego
Audyt terenów zewnętrznych
Kontrola prac okresowych
Ocena harmonogramu
Ocena organizacji firmy sprzątającej
Jak wykorzystać checklistę?
Jak punktować wyniki?
Co zrobić po audycie?
Najczęstsze błędy
Checklista zarządcy
FAQ
Czym jest audyt czystości wspólnoty mieszkaniowej?
Audyt czystości to uporządkowana ocena sposobu utrzymania nieruchomości.
Nie powinien ograniczać się do przejścia przez budynek i stwierdzenia, czy „jest czysto”.
Profesjonalna ocena powinna obejmować kilka poziomów:
stan poszczególnych powierzchni,
realizację harmonogramu,
zgodność z ustalonym standardem,
organizację personelu,
realizację prac okresowych,
sposób kontroli jakości,
obsługę zgłoszeń,
dostosowanie zakresu do aktualnych potrzeb nieruchomości.
Audyt pozwala więc ocenić zarówno rezultat, jak i system prowadzący do jego osiągnięcia.
Audyt a bieżąca kontrola jakości
Te pojęcia warto rozróżnić.
Kontrola jakości jest elementem codziennego lub regularnego nadzoru.
Może polegać na sprawdzeniu:
klatki schodowej,
windy,
holu,
garażu,
wykonania konkretnego zadania.
Audyt czystości jest szerszy.
Pozwala spojrzeć na cały kontrakt i odpowiedzieć na pytanie, czy obecny model utrzymania nieruchomości jest właściwy.
Można więc przyjąć prostą zasadę:
kontrola sprawdza wykonanie, audyt ocenia system.
Kiedy warto przeprowadzić audyt czystości?
Nie należy czekać do momentu pojawienia się poważnych problemów.
Audyt może być wykonywany okresowo, na przykład w ramach cyklicznej oceny kontraktu.
Szczególnie warto go przeprowadzić:
przed zmianą firmy sprzątającej,
po rozpoczęciu współpracy z nowym wykonawcą,
po zmianie zakresu usług,
po zwiększeniu liczby zgłoszeń mieszkańców,
po zmianie harmonogramu,
przed renegocjacją umowy,
po zakończeniu sezonu zimowego,
gdy standard nieruchomości zaczyna się pogarszać.
Audyt może również wykazać, że firma działa prawidłowo, ale sam zakres umowy nie odpowiada już potrzebom budynku.
Audyt powinien zaczynać się od dokumentów
Przed przejściem przez nieruchomość warto sprawdzić, co właściwie zostało uzgodnione z wykonawcą.
Potrzebne mogą być:
umowa,
zakres usług,
harmonogram,
lista prac okresowych,
standard jakości,
wcześniejsze raporty,
zgłoszenia mieszkańców,
wyniki poprzednich kontroli.
Bez tego trudno obiektywnie ocenić wykonawcę.
Jeżeli umowa przewiduje mycie określonej powierzchni raz w tygodniu, nie można podczas audytu automatycznie oczekiwać realizacji tej czynności każdego dnia.
Najpierw oceniamy zgodność z umową.
Następnie możemy odpowiedzieć na drugie pytanie: czy sama umowa jest właściwie skonstruowana?
Podział nieruchomości na strefy
Audyt warto prowadzić według stałej struktury.
Przykładowy podział:
Strefa A: otoczenie budynku
Strefa B: wejścia
Strefa C: hole
Strefa D: windy
Strefa E: klatki schodowe
Strefa F: korytarze
Strefa G: garaż
Strefa H: pomieszczenia dodatkowe
Takie podejście pozwala później porównywać wyniki.
Może się na przykład okazać, że większość nieruchomości osiąga bardzo dobry standard, ale regularny problem występuje w garażu.
Wtedy działania naprawcze można skierować dokładnie tam, gdzie są potrzebne.
Audyt strefy wejściowej
Wejście jest jednym z najważniejszych punktów.
Należy sprawdzić między innymi:
podłogę,
drzwi,
przeszklenia,
wycieraczki,
narożniki,
przestrzeń bezpośrednio przed wejściem.
Warto zwrócić uwagę na zależność między zabrudzeniami zewnętrznymi i wewnętrznymi.
Jeżeli przed budynkiem znajduje się duża ilość piasku, jego obecność w holu niekoniecznie oznacza wyłącznie problem ze sprzątaniem wnętrza.
Przyczyną może być niewystarczające utrzymanie strefy zewnętrznej.
Audyt klatki schodowej
Podczas oceny klatki warto sprawdzić więcej niż samą podłogę.
Audyt może obejmować:
schody,
spoczniki,
narożniki,
poręcze,
parapety,
drzwi,
przeszklenia,
trudno dostępne miejsca.
Szczególnie istotne są powierzchnie, które nie zawsze są widoczne podczas szybkiej kontroli.
Regularnie zaniedbywane narożniki czy elementy znajdujące się poza głównym ciągiem komunikacyjnym mogą wskazywać na problem z organizacją pracy.
Audyt windy
Winda jest niewielką powierzchnią, dlatego nawet drobne zabrudzenia mogą być bardzo widoczne.
Sprawdzamy między innymi:
podłogę,
lustra,
drzwi,
ściany kabiny,
narożniki,
elementy wyposażenia.
Warto również przeanalizować częstotliwość.
Jeżeli winda jest czyszczona zgodnie z harmonogramem, ale regularnie wygląda źle w godzinach największego ruchu, być może problemem nie jest jakość wykonania, tylko zbyt niska częstotliwość.
Audyt garażu podziemnego
Garaż powinien być oceniany według innych kryteriów niż reprezentacyjny hol.
Należy uwzględnić jego funkcję, powierzchnię oraz technologię utrzymania.
Kontroli mogą podlegać:
ciągi komunikacyjne,
narożniki,
przejścia do klatek,
przestrzenie przy ścianach,
lokalne zabrudzenia,
nagromadzenie piasku i pyłu.
Warto również sprawdzić, kiedy wykonano ostatnie gruntowne czyszczenie mechaniczne.
Szczególnie istotny jest okres po zimie.
Audyt terenów zewnętrznych
Jeżeli znajdują się w zakresie wykonawcy, powinny być częścią tego samego audytu.
Sprawdzamy między innymi:
wejścia,
chodniki,
ciągi piesze,
parkingi,
schody zewnętrzne,
otoczenie miejsc gromadzenia odpadów.
Ocena musi uwzględniać aktualne warunki atmosferyczne.
Inne wymagania będą obowiązywały w suchy letni dzień, a inne podczas intensywnego opadania liści czy zimowych warunków pogodowych.
Audyt prac okresowych
To obszar, o którym łatwo zapomnieć.
Codzienne sprzątanie jest widoczne, natomiast niektóre prace realizowane są tylko kilka razy w roku.
Warto sprawdzić:
czy zostały wykonane,
kiedy je wykonano,
jaki był zakres,
czy rezultat odpowiada standardowi.
Prace okresowe mogą obejmować na przykład:
mycie okien,
gruntowne doczyszczanie posadzek,
mechaniczne mycie garażu,
pranie wykładzin,
dokładne czyszczenie przeszkleń.
Dobrym rozwiązaniem jest prowadzenie rejestru takich prac.
Audyt harmonogramu
To jeden z najważniejszych elementów.
Firma może perfekcyjnie realizować harmonogram, który jest źle zaprojektowany.
Dlatego należy odpowiedzieć na pytania:
Czy najbardziej obciążone powierzchnie są sprzątane wystarczająco często?
Czy niektóre czynności wykonywane są niepotrzebnie zbyt często?
Czy harmonogram uwzględnia sezonowość?
Czy obejmuje wszystkie powierzchnie?
Czy uwzględnia prace okresowe?
Czy odpowiada obecnej liczbie użytkowników?
Celem nie jest maksymalizacja częstotliwości.
Celem jest właściwy standard przy racjonalnej organizacji pracy.
Audyt organizacji firmy sprzątającej
Jakość zależy nie tylko od pracownika wykonującego konkretne zadanie.
Warto ocenić cały system.
Personel
Czy liczba osób odpowiada zakresowi?
Zastępstwa
Co dzieje się podczas urlopu lub choroby pracownika?
Koordynator
Czy istnieje osoba odpowiedzialna za kontrakt?
Komunikacja
Czy zarządca wie, do kogo zgłosić problem?
Kontrola
Czy wykonawca sam sprawdza jakość swojej pracy?
Reakcja
Jak szybko rozwiązywane są zgłoszone problemy?
To właśnie te elementy często odróżniają zwykłe wykonywanie czynności od profesjonalnego zarządzania usługą.
Checklista audytu czystości
Przykładowa checklista może wyglądać następująco:
Do każdej oceny warto dodać miejsce na komentarz.
Sama liczba bez informacji o rodzaju problemu ma ograniczoną wartość.
Jak stworzyć system punktowy?
Prosty model może wykorzystywać skalę od 1 do 5:
5: standard bardzo dobry
4: drobne niezgodności
3: wymagane działania korygujące
2: istotne niezgodności
1: standard nieakceptowalny
Ważniejsza od samej skali jest jej konsekwentna interpretacja.
Jeżeli kilku audytorów przyznaje oceny według zupełnie innych kryteriów, wyniki trudno porównywać.
KPI w audycie firmy sprzątającej
Przy większych nieruchomościach można wykorzystać dodatkowe wskaźniki.
Przykładowe KPI:
średni wynik audytu,
liczba niezgodności,
liczba powtarzających się niezgodności,
liczba zgłoszeń mieszkańców,
czas reakcji na zgłoszenie,
procent wykonanych prac okresowych,
procent realizacji harmonogramu.
Warto obserwować przede wszystkim trend.
Jednorazowa ocena 4,6 niewiele mówi bez kontekstu.
Jeżeli natomiast wyniki wynosiły:
4,7 → 4,5 → 4,2 → 3,8
zarządca otrzymuje sygnał, że jakość systematycznie się pogarsza.
Audyt zapowiedziany czy niezapowiedziany?
Oba modele mają zastosowanie.
Audyt zapowiedziany pozwala wspólnie przeanalizować organizację kontraktu i dokumentację.
Kontrola niezapowiedziana pokazuje natomiast stan nieruchomości podczas normalnej pracy.
W praktyce skuteczny system może łączyć oba rozwiązania.
Celem nie powinno być jednak „złapanie firmy na błędzie”.
Audyt ma dostarczyć informacji potrzebnych do poprawy jakości.
Dokumentacja zdjęciowa
Zdjęcia mogą być pomocnym elementem audytu, szczególnie przy konkretnych niezgodnościach.
Pozwalają:
dokumentować problem,
wskazać dokładną lokalizację,
porównywać stan przed i po interwencji,
ograniczać nieporozumienia.
Nie ma jednak potrzeby fotografowania każdej prawidłowo wykonanej czynności.
Dokumentacja powinna wspierać system kontroli, a nie zastępować rzeczywistą ocenę jakości.
Co zrobić po audycie?
Audyt bez działań następczych ma niewielką wartość.
Po zakończeniu warto przygotować krótkie podsumowanie obejmujące:
wynik,
najważniejsze niezgodności,
przyczynę problemów,
działania korygujące,
osobę odpowiedzialną,
termin realizacji,
termin ponownej kontroli.
W przypadku powtarzających się problemów warto przeprowadzić analizę przyczyny.
Problem nie zawsze leży po stronie pracownika
To bardzo ważne przy analizie wyników.
Jeżeli dana powierzchnia jest regularnie zabrudzona, przyczyną może być:
zbyt niska częstotliwość,
niewłaściwa technologia,
nieodpowiedni sprzęt,
źle dobrany środek,
zbyt mała liczba personelu,
nieprawidłowa organizacja,
dodatkowe źródło zabrudzeń.
Dlatego profesjonalny audyt nie powinien ograniczać się do wskazania:
„tu jest brudno”.
Powinien odpowiedzieć:
„dlaczego jest brudno i co należy zmienić?”
Najczęstsze błędy podczas audytu
Ocena wyłącznie na podstawie ogólnego wrażenia
Audyt powinien opierać się na konkretnych kryteriach.
Brak odniesienia do umowy
Najpierw należy sprawdzić, czego rzeczywiście wymagamy od wykonawcy.
Kontrola tylko podłóg
Części wspólne obejmują znacznie więcej powierzchni.
Pomijanie garażu
To istotna część wielu współczesnych nieruchomości.
Pomijanie prac okresowych
Ich brak może stopniowo obniżać standard budynku.
Brak sezonowości
Wynik należy interpretować w kontekście aktualnych warunków.
Brak działań po audycie
Samo wskazanie niezgodności nie poprawi jakości.
Szukanie winnego zamiast przyczyny
Najważniejsza jest eliminacja problemu.
Checklista dla zarządcy
Przed audytem sprawdź:
☑ Czy posiadasz aktualny zakres usług?
☑ Czy masz harmonogram?
☑ Czy określono standard?
☑ Czy budynek podzielono na strefy?
☑ Czy przygotowano checklistę?
☑ Czy sprawdzane są wejścia?
☑ Czy sprawdzane są windy?
☑ Czy kontrolowane są klatki?
☑ Czy audyt obejmuje garaż?
☑ Czy uwzględnia tereny zewnętrzne?
☑ Czy sprawdzane są prace okresowe?
☑ Czy analizowane są zgłoszenia?
☑ Czy oceniana jest organizacja zastępstw?
☑ Czy sprawdzana jest praca koordynatora?
☑ Czy określono działania korygujące?
☑ Czy wyznaczono termin ponownej kontroli?
FAQ. Audyt czystości wspólnoty mieszkaniowej
Co to jest audyt czystości?
To kompleksowa ocena standardu czystości oraz sposobu organizacji usług sprzątania w nieruchomości.
Czym audyt różni się od kontroli?
Kontrola zazwyczaj sprawdza konkretną powierzchnię lub wykonanie zadania. Audyt analizuje cały system utrzymania czystości.
Jak często wykonywać audyt?
Częstotliwość powinna zależeć od wielkości i specyfiki nieruchomości. Warto przeprowadzać go okresowo oraz w sytuacjach, gdy pojawiają się powtarzające problemy.
Kto powinien przeprowadzać audyt?
Może uczestniczyć w nim zarządca, administrator oraz przedstawiciel firmy odpowiedzialny za jakość kontraktu.
Czy audyt powinien być zapowiedziany?
Można stosować zarówno audyty zapowiedziane, jak i niezapowiedziane kontrole bieżące.
Czy warto stosować skalę punktową?
Tak, szczególnie gdy chcemy porównywać wyniki w czasie.
Co powinno znaleźć się w checkliście?
Wszystkie kluczowe strefy nieruchomości oraz elementy standardu określonego dla konkretnego kontraktu.
Czy warto robić zdjęcia?
Tak, szczególnie w przypadku niezgodności oraz podczas kontroli wykonania działań naprawczych.
Czy skargi mieszkańców są wystarczającym miernikiem jakości?
Nie. Są ważnym źródłem informacji, ale profesjonalny system powinien wykrywać problemy również niezależnie od zgłoszeń.
Co zrobić, gdy problem regularnie powraca?
Należy przeanalizować jego przyczynę. Samo ponowne wykonanie tej samej czynności może nie rozwiązać problemu.
Czy audyt może pomóc obniżyć koszty?
Może wskazać miejsca, w których częstotliwość lub organizacja prac nie odpowiada rzeczywistym potrzebom. Optymalizacja nie powinna jednak oznaczać automatycznego ograniczania standardu.
Audyt i kontrola jakości w Golkonda
Golkonda od ponad 20 lat świadczy profesjonalne usługi utrzymania czystości dla klientów biznesowych i zarządców nieruchomości.
W przypadku wspólnot i osiedli mieszkaniowych szczególne znaczenie ma nie tylko realizacja konkretnych czynności, ale również organizacja całego procesu.
Model obsługi może obejmować:
harmonogramy,
podział nieruchomości na strefy,
koordynację zespołu,
kontrolę jakości,
obsługę zgłoszeń,
prace okresowe,
analizę obszarów wymagających poprawy.
Dobrze zarządzana usługa powinna być możliwa do zmierzenia, zweryfikowania i w razie potrzeby skorygowania.
Podsumowanie
Audyt czystości wspólnoty mieszkaniowej pozwala odpowiedzieć na znacznie ważniejsze pytanie niż samo „czy dzisiaj jest czysto?”.
Pozwala sprawdzić, czy cały system działa prawidłowo.
Dobry audyt obejmuje stan powierzchni, harmonogram, prace okresowe, organizację personelu, kontrolę jakości, zgłoszenia oraz działania korygujące.
Najważniejszy jest jednak ostatni etap.
Audyt nie powinien kończyć się raportem.
Powinien prowadzić do konkretnej decyzji: co działa dobrze, co wymaga poprawy i w jaki sposób należy zmienić organizację usługi, aby utrzymać oczekiwany standard nieruchomości.
Przeczytaj na naszym Blogu
Jak często sprzątać części wspólne budynku?
Sprzątanie wspólnot mieszkaniowych
Jak wybrać firmę sprzątającą dla wspólnoty mieszkaniowej
Sprzątanie klatek schodowych
Sprzątanie garaży podziemnych
Standard sprzątania części wspólnych budynków
Kontrola jakości usług sprzątania we wspólnotach mieszkaniowych
Utrzymanie terenów zewnętrznych przy budynkach mieszkalnych
Sprzątanie osiedli - kompletny przewodnik
Ile kosztuje sprzątanie wspólnoty mieszkaniowej?
Sprzątanie nowego osiedla po oddaniu do użytkowania
Kontakt
Chcesz uporządkować standard utrzymania czystości swojej wspólnoty lub osiedla?
Golkonda może przygotować model obsługi dostosowany do wielkości, charakterystyki i potrzeb nieruchomości.
Golkonda
E-mail: info@golkonda.pl
Telefon: 22 542 42 92