Outsourcing sprzątania biura. Kiedy firma zewnętrzna się opłaca?
Utrzymanie czystości w biurze jest procesem, który musi działać niezależnie od urlopów, absencji pracowników, zmian godzin funkcjonowania firmy czy rosnącej liczby osób korzystających z przestrzeni.
Przedsiębiorstwo może organizować ten proces samodzielnie albo powierzyć go wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej.
Outsourcing sprzątania biura nie powinien jednak oznaczać wyłącznie zastąpienia własnego pracownika pracownikiem wykonawcy. Dobrze zaprojektowany model oznacza przekazanie partnerowi odpowiedzialności za określony proces: zapewnienie personelu, zastępstw, koordynację, realizację harmonogramu i kontrolę jakości.
Kiedy outsourcing rzeczywiście się opłaca? Jak porównać go z własnym personelem? Jakich kosztów nie widać na pierwszy rzut oka? I co powinno znaleźć się w dobrze przygotowanym modelu współpracy?
Spis treści
Czym jest outsourcing sprzątania biura?
Własny personel czy firma zewnętrzna?
Dlaczego firmy decydują się na outsourcing?
Jakie koszty należy porównywać?
TCO w sprzątaniu biura
Zastępstwa i ciągłość usługi
Elastyczność outsourcingu
Biura hybrydowe a sprzątanie
Serwis dzienny czy wieczorny?
Co można przekazać wykonawcy?
Jak przygotować zakres outsourcingu?
Rola harmonogramu
Kontrola jakości
Koordynator kontraktu
KPI i SLA
Najczęstsze błędy
Kiedy outsourcing się opłaca?
Kiedy własny personel może być lepszy?
Jak wybrać wykonawcę?
Checklista dla Facility Managera
FAQ
Czym jest outsourcing sprzątania biura?
Outsourcing polega na przekazaniu określonych procesów związanych z utrzymaniem czystości zewnętrznemu wykonawcy.
W najprostszym modelu może obejmować regularne sprzątanie powierzchni biurowej.
W bardziej rozbudowanym również:
organizację zespołu,
zastępstwa,
nadzór,
kontrolę jakości,
prace okresowe,
serwis dzienny,
utrzymanie części wspólnych,
obsługę sanitariatów i kuchni,
raportowanie,
dostawę uzgodnionych materiałów i środków.
Dlatego profesjonalnego outsourcingu nie należy sprowadzać wyłącznie do pytania:
„Ile kosztuje godzina sprzątania?”
Znacznie ważniejsze pytanie brzmi:
„Za jaki proces i rezultat odpowiada wykonawca?”
Własny personel czy firma zewnętrzna?
Oba modele mogą funkcjonować prawidłowo.
Własny personel oznacza jednak, że przedsiębiorstwo samodzielnie organizuje proces utrzymania czystości.
Może odpowiadać między innymi za:
rekrutację,
zatrudnienie,
grafiki,
urlopy,
zastępstwa,
wdrożenie pracowników,
nadzór,
wyposażenie,
kontrolę jakości.
W outsourcingu część tych obowiązków przejmuje wykonawca.
Różnica dotyczy więc przede wszystkim podziału odpowiedzialności organizacyjnej.
Dlaczego firmy decydują się na outsourcing sprzątania?
Najczęstsze przyczyny są operacyjne.
Firma chce mieć czyste biuro, ale niekoniecznie chce samodzielnie budować i zarządzać zespołem odpowiedzialnym za sprzątanie.
Outsourcing może ograniczyć zaangażowanie organizacji w:
rekrutację personelu,
planowanie zastępstw,
zarządzanie absencjami,
codzienne rozwiązywanie problemów kadrowych,
organizowanie prac okresowych,
nadzorowanie pojedynczych pracowników.
Dla Facility Managera, Office Managera czy administratora oznacza to możliwość zarządzania rezultatem usługi, zamiast ciągłego zarządzania jej wykonawcami.
Czy outsourcing sprzątania biura jest tańszy?
Nie zawsze.
I właśnie dlatego nie należy przedstawiać outsourcingu jako rozwiązania, które automatycznie obniża koszty.
Aby odpowiedzieć na pytanie o opłacalność, trzeba porównać dwa kompletne modele.
Błędem jest zestawienie:
wynagrodzenie pracownika vs faktura firmy sprzątającej.
To nie są wartości bezpośrednio porównywalne.
TCO, czyli rzeczywisty koszt utrzymania czystości
Lepszym podejściem jest analiza Total Cost of Ownership, czyli całkowitego kosztu funkcjonowania rozwiązania.
Przy własnym personelu należy brać pod uwagę nie tylko wynagrodzenia, ale wszystkie koszty wynikające z przyjętego modelu.
W zależności od organizacji mogą to być:
koszty zatrudnienia,
rekrutacja,
wdrożenie,
zastępstwa,
nadzór,
środki czystości,
sprzęt,
materiały,
prace okresowe,
administracja procesu.
W outsourcingu część tych elementów może znajdować się w cenie usługi, a część może być rozliczana oddzielnie.
Dlatego przed porównaniem ofert należy dokładnie ustalić, co zawiera cena.
Cena za metr kwadratowy nie mówi wszystkiego
Dwa biura o powierzchni 2 000 m² mogą generować zupełnie inne nakłady pracy.
Pierwsze może być klasycznym open space’em z niewielką liczbą sanitariatów.
Drugie może posiadać:
liczne sale konferencyjne,
kilka kuchni,
recepcję,
wiele przeszkleń,
strefy spotkań,
przestrzenie reprezentacyjne,
intensywnie użytkowane toalety.
Sam metraż nie pokazuje więc rzeczywistej pracochłonności.
Wycena powinna uwzględniać sposób użytkowania powierzchni.
Zastępstwa jako element wartości outsourcingu
Jednym z najważniejszych, a często niedocenianych elementów profesjonalnego outsourcingu jest zapewnienie ciągłości usługi.
Pracownicy chorują, korzystają z urlopów i mogą być czasowo niedostępni.
Jeżeli firma zatrudnia własny personel, musi sama rozwiązać ten problem.
W modelu outsourcingowym system zastępstw powinien należeć do organizacji wykonawcy, zgodnie z warunkami kontraktu.
Z punktu widzenia klienta rezultat powinien być prosty:
nieobecność konkretnej osoby nie może oznaczać braku wykonania usługi.
Elastyczność outsourcingu
Zapotrzebowanie na sprzątanie może się zmieniać.
Firma może:
zwiększyć zatrudnienie,
otworzyć nowe piętro,
zmniejszyć powierzchnię,
przejść na model hybrydowy,
zorganizować duże wydarzenie,
zmienić godziny funkcjonowania biura.
Dobry model outsourcingowy powinien umożliwiać odpowiednią modyfikację zakresu.
Nie oznacza to, że każdą zmianę można wprowadzić natychmiast.
Zasady zwiększania lub zmniejszania zakresu powinny zostać określone w umowie.
Biuro hybrydowe zmienia sposób myślenia o sprzątaniu
Model pracy hybrydowej sprawił, że liczba osób w biurze może znacząco różnić się pomiędzy poszczególnymi dniami.
Przykładowo we wtorek, środę i czwartek biuro może być intensywnie wykorzystywane, podczas gdy w poniedziałek i piątek frekwencja jest niższa.
Powstaje więc pytanie:
czy wszystkie strefy powinny być sprzątane każdego dnia z identyczną intensywnością?
Niekoniecznie.
Nowoczesny harmonogram powinien uwzględniać rzeczywisty sposób użytkowania obiektu.
Sprzątanie biura po godzinach czy serwis dzienny?
Outsourcing pozwala zaprojektować różne modele.
Serwis wieczorny
Większość prac wykonywana jest po zakończeniu pracy biura.
Zaletą jest ograniczenie kolizji pomiędzy sprzątaniem a codzienną działalnością pracowników.
Serwis dzienny
Pracownik lub zespół pozostaje w obiekcie podczas jego funkcjonowania.
Może reagować na bieżące potrzeby, szczególnie w:
kuchniach,
sanitariatach,
recepcji,
salach konferencyjnych,
strefach wspólnych.
Model mieszany
Część prac realizowana jest wieczorem, a w ciągu dnia funkcjonuje serwis utrzymujący standard najbardziej intensywnie użytkowanych stref.
W większych biurach często właśnie taki model zapewnia najlepszą kontrolę nad standardem.
Co można przekazać firmie zewnętrznej?
Zakres może obejmować:
Powierzchnie stanowisk pracy
Zgodnie z ustalonym zakresem i zasadami dotyczącymi stanowisk pracowników.
Podłogi i wykładziny
Regularne odkurzanie, mycie oraz prace okresowe.
Kuchnie
Utrzymanie powierzchni objętych zakresem kontraktu.
Sanitariaty
Regularne sprzątanie oraz uzupełnianie uzgodnionych materiałów higienicznych.
Sale konferencyjne
Przywracanie standardu po spotkaniach.
Recepcję
Utrzymanie reprezentacyjnej strefy wejściowej.
Przeszklenia
Bieżące oraz okresowe czyszczenie zgodnie z harmonogramem.
Prace okresowe
Na przykład specjalistyczne czyszczenie wybranych powierzchni.
Zakres musi być zapisany precyzyjnie
Jednym z największych błędów w umowach jest sformułowanie:
„kompleksowe sprzątanie biura”.
Dla klienta może ono oznaczać jedno, a dla wykonawcy coś zupełnie innego.
Zakres powinien wskazywać:
powierzchnię,
strefy,
czynności,
częstotliwość,
prace okresowe,
odpowiedzialność za materiały,
sposób zgłaszania prac dodatkowych.
Im dokładniej opisany zakres, tym łatwiejsza późniejsza kontrola jakości.
Harmonogram jest operacyjnym sercem kontraktu
Zakres odpowiada na pytanie:
co robimy?
Harmonogram:
kiedy i jak często?
Nie każda czynność wymaga tej samej częstotliwości.
Przykładowo strefa wejściowa może wymagać kontroli kilka razy w ciągu dnia, podczas gdy część prac wykonywana jest raz w tygodniu, miesiącu lub kwartale.
Dobry harmonogram powinien uwzględniać:
natężenie ruchu,
rodzaj powierzchni,
funkcję pomieszczenia,
sezon,
sposób pracy firmy.
Kontrola jakości w outsourcingu
Outsourcing nie oznacza rezygnacji z kontroli.
Wręcz przeciwnie.
Klient powinien otrzymać mechanizm pozwalający sprawdzić, czy wykonawca realizuje uzgodniony standard.
Kontrola może obejmować:
checklisty,
regularne obchody,
audyty,
raportowanie niezgodności,
dokumentację uzgodnionych prac,
analizę zgłoszeń,
spotkania operacyjne.
Najważniejsze jest przejście od oceny:
„wydaje mi się, że jest brudno”
do:
„ustalony standard w tej strefie nie został spełniony”.
Koordynator kontraktu
Profesjonalny outsourcing powinien posiadać jasno określoną odpowiedzialność po stronie wykonawcy.
Koordynator może odpowiadać za:
organizację zespołu,
grafiki,
zastępstwa,
kontrolę jakości,
kontakt z klientem,
wdrożenie nowych pracowników,
reagowanie na zgłoszenia,
działania naprawcze.
Dzięki temu Office Manager czy Facility Manager nie powinien być zmuszony do bezpośredniego zarządzania każdym pracownikiem firmy sprzątającej.
Powinien mieć jednego partnera odpowiedzialnego za realizację kontraktu.
KPI w sprzątaniu biura
Jeżeli chcemy profesjonalnie oceniać outsourcing, potrzebujemy mierników.
Przykładowe KPI:
Nie chodzi o tworzenie kilkudziesięciu wskaźników.
Kilka dobrze dobranych KPI może dać znacznie lepszy obraz kontraktu.
SLA w outsourcingu sprzątania
SLA, czyli Service Level Agreement, określa oczekiwany poziom świadczenia usługi.
Może regulować między innymi:
standard wykonania,
czas reakcji,
sposób obsługi zgłoszeń,
terminy usuwania niezgodności,
sposób raportowania.
Dzięki temu współpraca staje się bardziej mierzalna.
Firma kupuje nie tylko określoną liczbę godzin pracy, lecz ustalony poziom usługi.
Outsourcing a bezpieczeństwo informacji
Biuro nie jest zwykłą powierzchnią.
Mogą znajdować się w nim:
dokumenty,
sprzęt,
dane,
przestrzenie o ograniczonym dostępie.
Dlatego przed rozpoczęciem współpracy należy ustalić zasady:
dostępu do pomieszczeń,
pracy poza godzinami funkcjonowania firmy,
przekazywania kluczy lub kart,
zgłaszania incydentów,
poruszania się po strefach chronionych.
W niektórych organizacjach wymagania bezpieczeństwa będą jednym z najważniejszych elementów wyboru wykonawcy.
Najczęstsze błędy przy outsourcingu sprzątania biura
Wybór wyłącznie według ceny
Najniższa oferta może oznaczać zupełnie inny zakres, częstotliwość lub założenia dotyczące obsady.
Nieprecyzyjny zakres
Prowadzi do sporów dotyczących odpowiedzialności.
Brak harmonogramu
Nie wiadomo, kiedy konkretna czynność powinna zostać wykonana.
Brak standardu jakości
Nie ma obiektywnej podstawy do oceny wykonawcy.
Brak systemu zastępstw
Nieobecność pracownika zaczyna wpływać na realizację kontraktu.
Brak koordynatora
Klient zaczyna samodzielnie zarządzać personelem wykonawcy.
Brak prac okresowych
Biuro jest sprzątane bieżąco, ale z czasem pogarsza się stan wykładzin, przeszkleń czy innych powierzchni.
Brak sezonowej korekty harmonogramu
Zimą i jesienią strefy wejściowe mogą wymagać zupełnie innej intensywności pracy niż latem.
Kiedy outsourcing sprzątania biura może się opłacać?
Warto go szczególnie przeanalizować, gdy firma:
nie chce samodzielnie rekrutować personelu sprzątającego,
ma problemy z zastępstwami,
potrzebuje elastycznego harmonogramu,
posiada większą powierzchnię,
korzysta z serwisu dziennego i wieczornego,
chce objąć kontraktem prace okresowe,
potrzebuje koordynatora,
chce wdrożyć mierzalną kontrolę jakości,
posiada kilka lokalizacji,
chce skoncentrować własnych managerów na podstawowej działalności.
Największą wartością outsourcingu nie musi więc być najniższa cena.
Może nią być przewidywalność procesu.
Kiedy własny personel może być dobrym rozwiązaniem?
Outsourcing nie jest obowiązkowym rozwiązaniem dla każdej firmy.
Własny model może funkcjonować bardzo dobrze, gdy organizacja:
ma stabilny zespół,
posiada sprawny system zastępstw,
ma zasoby do zarządzania personelem,
dysponuje dobrze opisanym standardem,
ma przewidywalne potrzeby,
potrafi efektywnie kontrolować koszty i jakość.
Dlatego decyzja powinna wynikać z analizy, a nie z mody na outsourcing.
Jak porównać oferty firm sprzątających?
Nie porównujmy wyłącznie końcowej ceny.
Najpierw należy sprawdzić, czy wszystkie firmy wyceniły ten sam zakres.
Porównanie powinno obejmować:
Dopiero wtedy można odpowiedzialnie porównywać ceny.
Checklista dla Facility Managera
Przed decyzją o outsourcingu sprawdź:
☑ Czy znamy rzeczywisty koszt obecnego modelu?
☑ Czy uwzględniliśmy koszty organizacyjne?
☑ Czy mamy problemy z zastępstwami?
☑ Czy określiliśmy powierzchnie objęte usługą?
☑ Czy mamy dokładny zakres?
☑ Czy określiliśmy częstotliwość?
☑ Czy potrzebujemy serwisu dziennego?
☑ Czy uwzględniliśmy prace okresowe?
☑ Czy harmonogram odpowiada pracy hybrydowej?
☑ Czy mamy standard jakości?
☑ Czy określiliśmy sposób kontroli?
☑ Czy potrzebujemy KPI?
☑ Czy określiliśmy SLA?
☑ Czy wykonawca zapewnia koordynatora?
☑ Czy istnieje system zastępstw?
☑ Czy określiliśmy zasady dostępu do biura?
☑ Czy wiemy, jak będą obsługiwane zgłoszenia?
☑ Czy ustaliliśmy sposób wdrożenia wykonawcy?
FAQ. Outsourcing sprzątania biura
Co to jest outsourcing sprzątania biura?
To przekazanie zewnętrznemu wykonawcy określonych procesów związanych z utrzymaniem czystości powierzchni biurowej.
Czy outsourcing sprzątania jest tańszy od własnego personelu?
Nie zawsze. Należy porównać całkowity koszt obu modeli, uwzględniając nie tylko wynagrodzenia, ale również organizację, zastępstwa, nadzór, sprzęt i inne elementy procesu.
Czy firma sprzątająca zapewnia zastępstwa?
Powinno to wynikać z umowy i przyjętego modelu współpracy. System zastępstw jest jednym z istotnych elementów profesjonalnego outsourcingu.
Czy można zlecić tylko część sprzątania?
Tak. Możliwe są modele częściowe, na przykład serwis wieczorny realizowany przez wykonawcę oraz własny serwis dzienny.
Czy outsourcing sprawdzi się w małym biurze?
Może, ale decyzja zależy od zakresu, częstotliwości i potrzeb organizacji. Nie każde małe biuro potrzebuje rozbudowanego modelu outsourcingowego.
Czy outsourcing jest odpowiedni dla dużych biurowców?
Tak, szczególnie gdy potrzebne są zespoły, koordynacja, zastępstwa, serwis dzienny oraz system kontroli jakości.
Kto ustala harmonogram sprzątania?
Powinien zostać przygotowany na podstawie potrzeb obiektu i uzgodniony pomiędzy klientem a wykonawcą.
Czy firma zewnętrzna może sprzątać w godzinach pracy?
Tak. Serwis dzienny jest często wykorzystywany w większych obiektach.
Co to jest KPI w usługach sprzątania?
To miernik pozwalający oceniać określony aspekt realizacji usługi, na przykład wynik kontroli jakości lub czas reakcji na zgłoszenie.
Co oznacza SLA?
Service Level Agreement określa oczekiwany poziom świadczenia usługi, w tym między innymi standard, sposób reakcji i obsługę niezgodności.
Jak długo trwa wdrożenie nowej firmy sprzątającej?
Zależy od wielkości obiektu, zakresu, liczby pracowników oraz złożoności wymagań. Wdrożenie powinno zostać zaplanowane przed rozpoczęciem regularnej obsługi.
Jak sprawdzić, czy outsourcing się opłaca?
Najlepiej porównać całkowity koszt obecnego modelu z pełnym zakresem oferty outsourcingowej oraz uwzględnić jakość, ryzyko absencji, nakład pracy managerskiej i elastyczność.
Outsourcing sprzątania biur z Golkonda
Golkonda od ponad 20 lat świadczy profesjonalne usługi utrzymania czystości dla klientów biznesowych.
Obsługa biur może obejmować zarówno regularne utrzymanie czystości, jak i rozwiązania dopasowane do charakteru konkretnego obiektu.
W modelu outsourcingowym szczególne znaczenie mają:
prawidłowo przygotowany zakres,
harmonogram,
odpowiednia organizacja personelu,
zastępstwa,
koordynacja,
kontrola jakości,
szybka reakcja na zgłoszenia.
Dzięki temu klient nie kupuje wyłącznie pracy konkretnej osoby. Otrzymuje zorganizowany proces utrzymania czystości.
Podsumowanie
Outsourcing sprzątania biura może być opłacalnym rozwiązaniem, ale jego wartości nie należy oceniać wyłącznie przez porównanie ceny faktury z wynagrodzeniem własnego pracownika.
Najważniejsza różnica dotyczy odpowiedzialności za organizację procesu.
Profesjonalny wykonawca powinien zapewniać nie tylko realizację czynności porządkowych, lecz również uzgodnioną organizację zespołu, zastępstwa, koordynację i kontrolę jakości.
Dlatego przed decyzją warto policzyć rzeczywisty koszt obecnego modelu, określić oczekiwany standard i odpowiedzieć na jedno pytanie:
czy chcemy samodzielnie zarządzać personelem sprzątającym, czy zarządzać rezultatem usługi?
Powiązane artykuły
Do artykułu rekomenduję przede wszystkim istniejące, tematycznie uzupełniające materiały:
Kontakt
Rozważasz outsourcing sprzątania biura lub zmianę obecnego wykonawcy?
Golkonda przygotowuje zakres i organizację usług dostosowane do charakteru konkretnej powierzchni biurowej.
Golkonda
E-mail: info@golkonda.pl
Telefon: 22 542 42 92
WWW: www.golkonda.pl