Zakres obowiązków firmy sprzątającej w biurze. Co powinno znaleźć się w umowie?
Profesjonalne sprzątanie biura to znacznie więcej niż codzienne odkurzanie podłóg, opróżnianie koszy i utrzymywanie porządku na stanowiskach pracy. To proces, który wymaga odpowiedniej organizacji personelu, precyzyjnego harmonogramu, właściwego doboru środków czystości oraz systematycznej kontroli jakości.
W przypadku outsourcingu usług sprzątania szczególne znaczenie ma dokładne określenie obowiązków wykonawcy. Nieprecyzyjne zapisy umowy mogą prowadzić do nieporozumień, dodatkowych kosztów, reklamacji oraz problemów z utrzymaniem oczekiwanego standardu czystości.
Co powinno należeć do obowiązków firmy sprzątającej w biurze? Jak określić zakres usług, aby uniknąć sporów? Które czynności powinny być wykonywane codziennie, a które okresowo?
Przedstawiamy praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców, Office Managerów, Facility Managerów i zarządców nieruchomości komercyjnych.
Spis treści
Czym jest zakres obowiązków firmy sprzątającej?
Dlaczego precyzyjny zakres usług jest ważny?
Sprzątanie stanowisk pracy
Sprzątanie sanitariatów
Kuchnie i pomieszczenia socjalne
Sale konferencyjne
Recepcja i powierzchnie reprezentacyjne
Korytarze, windy i części wspólne
Sprzątanie powierzchni szklanych
Prace okresowe
Sprzęt i środki czystości
Organizacja personelu i zastępstw
Harmonogram sprzątania biura
Bezpieczeństwo i poufność
Kontrola jakości
KPI i SLA
Podział odpowiedzialności
Rozliczanie prac dodatkowych
Najczęstsze błędy w umowach
Checklista dla Facility Managera
FAQ
Czym jest zakres obowiązków firmy sprzątającej w biurze?
Zakres obowiązków firmy sprzątającej to szczegółowy opis czynności, powierzchni, częstotliwości i zasad organizacji pracy, które wykonawca zobowiązuje się realizować na rzecz klienta.
W praktyce powinien określać:
jakie powierzchnie podlegają sprzątaniu,
jakie czynności mają być wykonywane,
z jaką częstotliwością,
w jakich godzinach,
według jakiego standardu,
kto zapewnia personel,
kto organizuje zastępstwa,
kto odpowiada za sprzęt i środki czystości,
jak kontrolowana jest jakość,
jak rozliczane są prace dodatkowe.
Najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie szczegółowego załącznika do umowy, zawierającego specyfikację usług i harmonogram.
Pozwala to jednoznacznie określić obowiązki wykonawcy oraz oczekiwania klienta.
Dlaczego szczegółowy zakres usług jest tak ważny?
Jednym z najczęstszych problemów w kontraktach dotyczących utrzymania czystości są zbyt ogólne zapisy.
Przykładowo określenie „kompleksowe sprzątanie biura” nie wyjaśnia, czy usługa obejmuje:
codzienne sprzątanie stanowisk pracy,
czyszczenie sprzętu komputerowego,
mycie przeszkleń,
uzupełnianie materiałów higienicznych,
gruntowne czyszczenie wykładzin,
serwis dzienny,
sprzątanie pomieszczeń technicznych.
Dla klienta część tych czynności może wydawać się oczywista.
Wykonawca może jednak traktować je jako usługi dodatkowe.
Dlatego zakres powinien odpowiadać na cztery pytania:
Co należy wykonać?
Gdzie należy wykonać usługę?
Kiedy i jak często?
Według jakiego standardu?
Dzięki temu możliwe jest porównywanie ofert, kontrolowanie realizacji kontraktu oraz ograniczenie ryzyka dodatkowych kosztów.
Sprzątanie stanowisk pracy
Stanowiska pracy stanowią podstawowy obszar codziennego utrzymania czystości.
Zakres może obejmować:
opróżnianie koszy,
usuwanie kurzu z dostępnych powierzchni,
czyszczenie blatów,
odkurzanie podłóg,
mycie powierzchni twardych,
usuwanie widocznych zabrudzeń,
czyszczenie dostępnych elementów wyposażenia.
Warto jednak dokładnie określić, które powierzchnie mogą być sprzątane.
Czy firma sprzątająca powinna czyścić biurka?
Tak, jeżeli taki zakres został uzgodniony.
Należy jednak ustalić zasady postępowania z dokumentami, sprzętem elektronicznym i przedmiotami osobistymi.
Przykładowo wykonawca może odpowiadać za czyszczenie dostępnych blatów bez przemieszczania dokumentów.
Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko naruszenia poufności i przypadkowego uszkodzenia wyposażenia.
Czy sprzątanie obejmuje komputery i monitory?
Nie powinno być to automatycznie zakładane.
Czyszczenie sprzętu elektronicznego wymaga odpowiednich metod oraz środków.
Jeżeli klient oczekuje takiej usługi, powinna zostać odrębnie opisana.
Sprzątanie sanitariatów biurowych
Sanitariaty są jednym z najważniejszych obszarów utrzymania czystości w biurze.
Zakres obowiązków może obejmować:
czyszczenie toalet,
mycie umywalek,
czyszczenie armatury,
mycie luster,
mycie podłóg,
opróżnianie koszy,
usuwanie zabrudzeń,
uzupełnianie papieru toaletowego,
uzupełnianie mydła,
kontrolę stanu czystości.
Jak często należy sprzątać sanitariaty?
Częstotliwość zależy od liczby użytkowników i intensywności korzystania z pomieszczeń.
W dużych biurach konieczny może być regularny serwis dzienny.
W mniejszych obiektach wystarczający może być inny harmonogram.
Ważne, aby częstotliwość wynikała z rzeczywistych potrzeb, a nie wyłącznie z powierzchni biura.
Kto odpowiada za materiały higieniczne?
Umowa powinna określać:
kto kupuje materiały,
kto je dostarcza,
kto kontroluje zapasy,
kto uzupełnia dozowniki,
jak rozliczane jest zużycie.
Brak takich ustaleń może prowadzić do nieporozumień.
Kuchnie i pomieszczenia socjalne
Kuchnie biurowe są intensywnie użytkowanymi przestrzeniami.
Zakres sprzątania może obejmować:
czyszczenie blatów,
mycie zlewów,
usuwanie zabrudzeń,
opróżnianie koszy,
mycie podłóg,
czyszczenie dostępnych powierzchni szafek,
utrzymanie czystości stołów.
Warto oddzielnie określić odpowiedzialność za:
mycie naczyń,
obsługę zmywarki,
czyszczenie wnętrza lodówki,
czyszczenie ekspresu do kawy,
czyszczenie mikrofalówki,
usuwanie przeterminowanej żywności.
Nie wszystkie te czynności należą do standardowego zakresu usług sprzątania.
Im dokładniej określony zakres, tym mniejsze ryzyko rozbieżności pomiędzy oczekiwaniami pracowników a obowiązkami wykonawcy.
Sale konferencyjne i przestrzenie spotkań
Sale konferencyjne wymagają regularnego przygotowania do użytkowania.
Zakres może obejmować:
czyszczenie stołów,
odkurzanie,
mycie podłóg,
opróżnianie koszy,
usuwanie zabrudzeń,
porządkowanie uzgodnionych elementów wyposażenia.
W biurach o dużej liczbie spotkań warto określić również zasady serwisu pomiędzy wydarzeniami.
Może on obejmować szybkie uporządkowanie sali i przygotowanie jej do kolejnego spotkania.
Ważne jest ustalenie, czy taki serwis jest częścią stałej usługi, czy wymaga dodatkowego zgłoszenia.
Recepcja i powierzchnie reprezentacyjne
Recepcja jest wizytówką przedsiębiorstwa.
To często pierwsze miejsce, które widzą klienci i partnerzy biznesowi.
Zakres sprzątania może obejmować:
czyszczenie lady recepcyjnej,
odkurzanie,
mycie podłóg,
czyszczenie mebli,
usuwanie kurzu,
czyszczenie dostępnych przeszkleń,
opróżnianie koszy.
W obiektach o wysokim standardzie warto określić częstotliwość kontroli tej strefy.
Czystość recepcji powinna być utrzymywana nie tylko po zakończeniu sprzątania, ale również w godzinach funkcjonowania obiektu, jeżeli wymaga tego charakter działalności.
Korytarze, windy i części wspólne
W przypadku biurowców szczególne znaczenie ma ustalenie odpowiedzialności za części wspólne.
Zakres może obejmować:
korytarze,
windy,
klatki schodowe,
strefy wejściowe,
hole,
toalety wspólne,
ciągi komunikacyjne.
W budynkach wielonajemcowych należy rozróżnić powierzchnie wynajmowane przez przedsiębiorstwo od powierzchni pozostających w gestii zarządcy nieruchomości.
Firma sprzątająca biuro nie musi automatycznie odpowiadać za części wspólne całego biurowca.
Takie obowiązki powinny wynikać z odrębnych ustaleń.
Sprzątanie powierzchni szklanych
Przeszklenia są częstym elementem nowoczesnych biur.
Zakres może obejmować:
szklane ścianki działowe,
drzwi szklane,
lustra,
dostępne powierzchnie szklane,
wybrane przeszklenia wewnętrzne.
Należy jednak rozróżnić bieżące czyszczenie przeszkleń od specjalistycznego mycia okien i elewacji.
Prace wymagające dostępu na wysokości lub specjalistycznego sprzętu powinny być odrębnie określone.
Prace okresowe w biurze
Codzienne sprzątanie nie zastępuje prac okresowych.
Do takich czynności mogą należeć:
gruntowne czyszczenie wykładzin,
doczyszczanie posadzek,
mycie okien,
czyszczenie trudno dostępnych powierzchni,
czyszczenie tapicerki,
gruntowne czyszczenie wybranych pomieszczeń.
Warto przygotować roczny plan prac okresowych.
Powinien określać:
Rodzaj pracy.
Powierzchnię.
Częstotliwość.
Termin realizacji.
Sposób rozliczenia.
Kryteria odbioru.
Brak prac okresowych może prowadzić do stopniowego pogarszania się stanu powierzchni.
Sprzęt i środki czystości
Umowa powinna określać, kto zapewnia:
odkurzacze,
urządzenia do mycia podłóg,
wózki serwisowe,
środki czystości,
materiały eksploatacyjne,
środki ochrony indywidualnej.
Warto również określić zasady przechowywania sprzętu i chemii.
Dobór środków powinien uwzględniać rodzaj powierzchni oraz wymagania producentów wyposażenia.
Organizacja personelu i zastępstw
W outsourcingu sprzątania biura jednym z najważniejszych obowiązków wykonawcy jest organizacja personelu.
Umowa powinna określać:
zasady zapewnienia obsady,
odpowiedzialność za grafiki,
procedurę zastępstw,
wymagania dotyczące szkoleń,
zasady dostępu do obiektu,
odpowiedzialność za koordynację.
Nieobecność pracownika nie powinna automatycznie oznaczać niewykonania usługi.
Dlatego warto uzgodnić sposób zapewniania ciągłości obsługi.
Harmonogram sprzątania biura
Harmonogram powinien określać rodzaj czynności, powierzchnie i częstotliwość.
Przykładowy model:
Tabela przedstawia przykładową organizację.
Ostateczna częstotliwość powinna wynikać z liczby użytkowników, rodzaju powierzchni i standardu obiektu.
Bezpieczeństwo i poufność
Sprzątanie biura często odbywa się poza godzinami pracy.
Pracownicy wykonawcy mogą mieć dostęp do pomieszczeń, w których znajdują się dokumenty, urządzenia elektroniczne i informacje poufne.
Dlatego umowa powinna określać:
zasady dostępu,
sposób korzystania z kart i kluczy,
procedury zamykania pomieszczeń,
zasady postępowania z dokumentami,
zakaz nieuprawnionego fotografowania,
procedurę zgłaszania incydentów,
odpowiedzialność za naruszenia zasad bezpieczeństwa.
Warto również określić, czy personel może przemieszczać przedmioty znajdujące się na stanowiskach pracy.
Bezpieczeństwo informacji powinno być elementem organizacji usług sprzątania, szczególnie w biurach obsługujących dane klientów i dokumentację biznesową.
Kontrola jakości usług sprzątania biura
Kontrola jakości pozwala sprawdzić, czy wykonawca realizuje uzgodniony standard.
Może obejmować:
checklisty,
regularne kontrole,
audyty,
analizę zgłoszeń,
raportowanie,
działania naprawcze.
W umowie należy określić:
kto kontroluje jakość,
jak często,
według jakich kryteriów,
jak dokumentowane są wyniki,
jak zgłaszane są problemy,
kto odpowiada za ich usunięcie.
Ważne, aby kontrola była oparta na obiektywnych kryteriach.
KPI i SLA w umowie na sprzątanie biura
KPI pozwalają oceniać jakość i efektywność realizacji usługi.
SLA określa uzgodniony poziom świadczenia usług.
Przykładowe KPI:
Wskaźniki powinny być dostosowane do wielkości obiektu.
Nie każdy kontrakt wymaga rozbudowanego systemu raportowania.
Podział odpowiedzialności pomiędzy klientem a firmą sprzątającą
Przykładowy model:
Ostateczny podział powinien wynikać z przyjętego modelu współpracy.
Jak rozliczać prace dodatkowe?
Nie wszystkie czynności muszą być objęte stałym wynagrodzeniem.
Przykładowo dodatkowego uzgodnienia mogą wymagać:
sprzątanie po remoncie,
dodatkowe mycie okien,
gruntowne czyszczenie wykładzin,
sprzątanie po wydarzeniach,
zwiększenie powierzchni,
dodatkowy serwis dzienny.
Warto ustalić procedurę:
Zgłoszenie zapotrzebowania.
Określenie zakresu.
Przedstawienie wyceny.
Akceptacja.
Realizacja.
Potwierdzenie wykonania.
Dzięki temu klient może kontrolować koszty.
Najczęstsze błędy w umowach na sprzątanie biur
Zbyt ogólny zakres
Nie wiadomo, jakie czynności są objęte usługą.
Brak harmonogramu
Utrudnia ocenę terminowości.
Brak standardu jakości
Powoduje problemy z oceną wykonania.
Niejasna odpowiedzialność za materiały
Może prowadzić do dodatkowych kosztów.
Brak procedury zastępstw
Zwiększa ryzyko przerw w obsłudze.
Brak koordynatora
Utrudnia komunikację.
Brak zasad bezpieczeństwa
Może zwiększać ryzyko nieuprawnionego dostępu.
Brak zasad rozliczania prac dodatkowych
Może prowadzić do sporów finansowych.
Checklista dla Office Managera i Facility Managera
Przed podpisaniem umowy sprawdź:
☐ Czy określono wszystkie powierzchnie?
☐ Czy opisano sprzątanie stanowisk pracy?
☐ Czy uwzględniono sanitariaty?
☐ Czy opisano zakres kuchni?
☐ Czy uwzględniono sale konferencyjne?
☐ Czy określono zakres recepcji?
☐ Czy opisano części wspólne?
☐ Czy uwzględniono przeszklenia?
☐ Czy określono prace okresowe?
☐ Czy przygotowano harmonogram?
☐ Czy wskazano odpowiedzialność za sprzęt?
☐ Czy określono odpowiedzialność za środki czystości?
☐ Czy opisano organizację personelu?
☐ Czy określono system zastępstw?
☐ Czy wskazano koordynatora?
☐ Czy uzgodniono zasady bezpieczeństwa?
☐ Czy przygotowano standard jakości?
☐ Czy określono KPI i SLA?
☐ Czy ustalono procedurę reklamacji?
☐ Czy określono sposób rozliczania prac dodatkowych?
Profesjonalne sprzątanie biur z Golkonda
Golkonda od ponad 20 lat świadczy profesjonalne usługi utrzymania czystości dla klientów biznesowych.
Jednym z kluczowych obszarów działalności firmy jest obsługa biur i nieruchomości komercyjnych.
Współpraca może obejmować zakres dostosowany do wielkości, standardu i sposobu funkcjonowania konkretnego obiektu.
Szczególne znaczenie mają:
odpowiednia organizacja personelu,
ciągłość obsługi,
system zastępstw,
koordynacja,
kontrola jakości,
elastyczny harmonogram,
komunikacja z klientem.
Profesjonalne sprzątanie biura wymaga nie tylko wykonywania czynności porządkowych, ale również sprawnego zarządzania całym procesem.
FAQ. Zakres obowiązków firmy sprzątającej w biurze
1. Co należy do obowiązków firmy sprzątającej biuro?
Zakres zależy od umowy. Może obejmować sprzątanie stanowisk pracy, sanitariatów, kuchni, sal konferencyjnych, części wspólnych i prace okresowe.
2. Czy firma sprzątająca powinna czyścić biurka?
Tak, jeżeli taki zakres został uzgodniony. Należy określić zasady postępowania z dokumentami i sprzętem.
3. Czy sprzątanie obejmuje komputery?
Nie zawsze. Czyszczenie sprzętu elektronicznego powinno zostać odrębnie określone.
4. Czy firma sprzątająca odpowiada za uzupełnianie papieru i mydła?
Może odpowiadać za uzupełnianie materiałów, ale należy ustalić, kto je kupuje i dostarcza.
5. Czy mycie okien jest częścią standardowej usługi?
Zależy od umowy. Często jest traktowane jako praca okresowa.
6. Czy firma sprzątająca powinna zapewniać zastępstwa?
W modelu outsourcingowym zasady zapewniania zastępstw powinny być jasno określone.
7. Czy można sprzątać biuro w godzinach pracy?
Tak, jeżeli harmonogram i organizacja czynności zostały odpowiednio dostosowane.
8. Jak często należy sprzątać biuro?
Zależy od liczby użytkowników, rodzaju powierzchni i intensywności korzystania z pomieszczeń.
9. Czy firma sprzątająca odpowiada za części wspólne biurowca?
Nie zawsze. W budynkach wielonajemcowych odpowiedzialność może należeć do zarządcy nieruchomości.
10. Co powinno znaleźć się w umowie?
Zakres usług, harmonogram, standard jakości, organizacja personelu, zasady zastępstw, odpowiedzialność i rozliczenia.
11. Jak kontrolować jakość sprzątania?
Za pomocą checklist, audytów, KPI i analizy zgłoszeń.
12. Czy można zmienić zakres usług w trakcie umowy?
Tak, zgodnie z zasadami uzgodnionymi przez strony.
Podsumowanie
Zakres obowiązków firmy sprzątającej w biurze powinien być precyzyjnie określony i dostosowany do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa.
Dobrze przygotowana umowa nie ogranicza się do wskazania powierzchni i częstotliwości sprzątania.
Powinna również regulować organizację personelu, zastępstwa, standard jakości, bezpieczeństwo, kontrolę i sposób rozliczania prac dodatkowych.
Im dokładniej opisany proces, tym łatwiej zarządzać jakością i ograniczać ryzyko operacyjne.
Profesjonalna współpraca z firmą sprzątającą zaczyna się od dobrze określonego zakresu obowiązków.
Blog Golkonda
Sprzątanie hoteli. Kompleksowy przewodnik.
Outsourcing sprzątania hotelu. Kiedy warto powierzyć housekeeping firmie zewnętrznej?
Standard sprzątania pokoi hotelowych.
Ile kosztuje sprzątanie hotelu w Polsce?
Sprzątanie hoteli w Warszawie.
Sprzątanie hoteli w Trójmieście.
Zakres obowiązków firmy sprzątającej w hotelu
Kontakt
Szukasz firmy odpowiedzialnej za profesjonalne sprzątanie biura lub rozważasz zmianę obecnego wykonawcy?
Skontaktuj się z Golkonda i poznaj możliwości współpracy dostosowanej do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.
Golkonda
Telefon: 22 542 42 92
E-mail: info@golkonda.pl
Strona internetowa: www.golkonda.pl