Zakres obowiązków firmy sprzątającej we wspólnocie mieszkaniowej. Co powinno znaleźć się w umowie?
„Kompleksowe sprzątanie części wspólnych” brzmi dobrze, ale z punktu widzenia zarządcy nieruchomości jest określeniem zdecydowanie zbyt ogólnym.
Czy obejmuje mycie okien? Jak często powinny być czyszczone windy? Kto odpowiada za garaż? Czy firma sprzątająca zajmuje się terenem przed budynkiem? Czy gruntowne mycie posadzki jest zawarte w stałej obsłudze? Co dzieje się podczas nieobecności pracownika?
Im bardziej precyzyjnie zostanie określony zakres obowiązków firmy sprzątającej we wspólnocie mieszkaniowej, tym łatwiej później kontrolować jakość i rozliczać wykonanie usługi.
Dobrze przygotowany zakres powinien odpowiadać na cztery podstawowe pytania: co ma zostać wykonane, gdzie, jak często i według jakiego standardu?
Spis treści
Dlaczego zakres obowiązków powinien być precyzyjny?
Od czego rozpocząć jego przygotowanie?
Sprzątanie stref wejściowych
Klatki schodowe i korytarze
Windy
Garaże podziemne
Pomieszczenia wspólne
Przeszklenia i okna
Tereny zewnętrzne
Miejsca gromadzenia odpadów
Prace okresowe
Prace sezonowe
Harmonogram i częstotliwość
Środki czystości i sprzęt
Zastępstwa
Koordynator kontraktu
Kontrola jakości
Zgłoszenia mieszkańców
Czego nie pozostawiać w umowie jako „według potrzeb”?
Checklista dla zarządcy
FAQ
Dlaczego zakres obowiązków firmy sprzątającej jest tak ważny?
Zakres usług jest podstawą współpracy pomiędzy wspólnotą lub zarządcą a wykonawcą.
Jeżeli jest nieprecyzyjny, bardzo szybko mogą pojawić się różnice w interpretacji.
Zarządca może oczekiwać wykonania określonej czynności, podczas gdy firma uzna ją za usługę dodatkową.
Problemem nie musi być zła wola którejkolwiek ze stron. Często przyczyną jest po prostu brak jednoznacznych ustaleń.
Dlatego zamiast zapisu:
„utrzymanie czystości części wspólnych”
lepiej szczegółowo określić powierzchnie, czynności i częstotliwości.
Od czego rozpocząć przygotowanie zakresu?
Od inwentaryzacji nieruchomości.
Należy określić między innymi:
liczbę budynków,
liczbę klatek schodowych,
liczbę kondygnacji,
liczbę wind,
powierzchnię garażu,
liczbę wejść,
rodzaje posadzek,
pomieszczenia dodatkowe,
powierzchnię terenów zewnętrznych,
powierzchnie wymagające prac okresowych.
W przypadku większych nieruchomości warto przeprowadzić wizję lokalną.
Dokumentacja techniczna pokazuje powierzchnię. Dopiero oględziny pozwalają natomiast ocenić rzeczywistą organizację obiektu, natężenie ruchu i specyfikę poszczególnych stref.
Sprzątanie stref wejściowych
Wejście jest jedną z najbardziej intensywnie użytkowanych części budynku.
Zakres może obejmować:
zamiatanie i mycie podłogi,
usuwanie bieżących zabrudzeń,
czyszczenie drzwi,
czyszczenie przeszkleń,
pielęgnację wycieraczek,
czyszczenie elementów wyposażenia,
usuwanie zabrudzeń z powierzchni bezpośrednio przy wejściu.
Warto dokładnie określić granicę pomiędzy częścią wewnętrzną a terenem zewnętrznym.
Klatki schodowe
To podstawowy element większości kontraktów dotyczących wspólnot mieszkaniowych.
Zakres może obejmować:
zamiatanie,
mycie schodów,
mycie spoczników,
czyszczenie poręczy,
czyszczenie parapetów,
usuwanie kurzu,
czyszczenie drzwi,
mycie przeszkleń,
okresowe mycie okien.
Nie wszystkie czynności muszą być wykonywane z jednakową częstotliwością.
Dlatego samo wskazanie „sprzątanie klatki schodowej” nie wystarcza.
Korytarze
W większych budynkach powierzchnia korytarzy może być znacząca.
Warto określić:
sposób bieżącego utrzymania posadzki,
częstotliwość mycia,
czyszczenie elementów wyposażenia,
usuwanie lokalnych zabrudzeń,
prace okresowe.
Szczególną uwagę warto poświęcić miejscom przy windach oraz przejściom prowadzącym z garażu.
Windy
Winda jest niewielką przestrzenią, ale należy do najbardziej intensywnie użytkowanych części wspólnych.
Zakres może obejmować:
mycie podłogi,
czyszczenie luster,
czyszczenie drzwi,
pielęgnację powierzchni kabiny,
usuwanie bieżących zabrudzeń.
W umowie warto określić również częstotliwość.
W dużych budynkach winda może wymagać codziennej obsługi.
Garaże podziemne
Garaż powinien być wyraźnie opisany jako osobna strefa.
Warto rozdzielić dwa rodzaje usług.
Bieżące utrzymanie może obejmować usuwanie odpadów, piasku i lokalnych zabrudzeń.
Gruntowne sprzątanie może wymagać wykorzystania maszyn i odpowiedniej organizacji pracy.
W umowie warto więc określić:
powierzchnię objętą usługą,
zakres bieżący,
częstotliwość,
zakres prac okresowych,
sposób organizacji gruntownego mycia.
Pomieszczenia wspólne
W zależności od nieruchomości mogą występować:
rowerownie,
wózkownie,
pomieszczenia rekreacyjne,
inne przestrzenie wspólnego użytkowania.
Każda z nich powinna zostać uwzględniona w zakresie lub jednoznacznie z niego wyłączona.
To ważne, ponieważ pomieszczenia użytkowane rzadziej łatwo pominąć w codziennej organizacji pracy.
Okna i przeszklenia
To jedna z kategorii, która powinna zostać szczególnie precyzyjnie opisana.
Należy rozróżnić:
przeszklenia wejściowe,
drzwi szklane,
lustra,
okna na klatkach,
większe powierzchnie szklane.
Przeszklenia przy wejściu mogą wymagać częstego czyszczenia.
Mycie wszystkich okien jest natomiast zwykle pracą okresową.
Dlatego warto ustalić zarówno zakres powierzchni, jak i częstotliwość.
Tereny zewnętrzne
Jeżeli wykonawca odpowiada za otoczenie budynku, należy dokładnie wskazać granice terenu.
Zakres może obejmować:
chodniki,
dojścia do wejść,
schody zewnętrzne,
place,
parkingi,
inne ciągi komunikacyjne.
Sformułowanie „teren wokół budynku” może być zbyt nieprecyzyjne, szczególnie na dużym osiedlu.
Miejsca gromadzenia odpadów
W zależności od organizacji nieruchomości miejsca gromadzenia odpadów mogą znajdować się wewnątrz budynku lub na zewnątrz.
Zakres utrzymania czystości tej strefy powinien zostać określony osobno.
Warto wskazać:
powierzchnie objęte sprzątaniem,
częstotliwość kontroli,
zakres bieżącego utrzymania,
sposób postępowania w przypadku nietypowych zabrudzeń.
Prace okresowe
Jednym z najczęstszych źródeł nieporozumień jest brak jasnego podziału pomiędzy sprzątaniem bieżącym a pracami okresowymi.
Do prac okresowych mogą należeć między innymi:
mycie okien,
gruntowne doczyszczanie posadzek,
mechaniczne mycie garaży,
pranie wykładzin,
dokładne czyszczenie trudno dostępnych powierzchni.
Warto określić, które czynności znajdują się w stałym zakresie, które wykonywane są zgodnie z rocznym harmonogramem, a które wymagają osobnego zlecenia.
Prace sezonowe
Zakres może zmieniać się wraz z porą roku.
Jesienią zwiększa się ilość liści i wilgoci.
Zimą szczególnej uwagi wymagają wejścia oraz powierzchnie narażone na wodę, błoto i piasek.
Wiosną może być potrzebne gruntowne doczyszczanie po okresie zimowym.
Jeżeli umowa obejmuje określone prace związane z zimowym utrzymaniem terenu zewnętrznego, ich zakres powinien zostać opisany jednoznacznie.
Harmonogram jest częścią zakresu
Lista czynności bez częstotliwości nadal pozostawia duże pole do interpretacji.
Dlatego przy każdym zadaniu warto określić model realizacji.
Przykładowa struktura:
Konkretna częstotliwość powinna zostać dopasowana do danej nieruchomości.
Kto zapewnia środki czystości?
To kolejny element, który warto ustalić przed podpisaniem umowy.
Należy określić, kto odpowiada za:
środki chemiczne,
materiały eksploatacyjne związane z realizacją usługi,
sprzęt ręczny,
maszyny,
serwis urządzeń.
Brak takich ustaleń może prowadzić do niepotrzebnych sporów.
Sprzęt i mechanizacja
W większych nieruchomościach sposób realizacji usługi może wpływać zarówno na jakość, jak i efektywność.
Dotyczy to szczególnie:
garaży,
dużych holi,
rozległych ciągów komunikacyjnych.
Warto więc sprawdzić, czy wykonawca dysponuje sprzętem odpowiednim do charakterystyki nieruchomości.
Zastępstwa powinny być elementem organizacji usługi
Zakres obowiązków to nie tylko lista powierzchni do sprzątania.
Ważna jest również ciągłość.
Urlop lub choroba pracownika nie powinny powodować automatycznego niewykonania zaplanowanych prac.
Dlatego warto ustalić:
kto organizuje zastępstwo,
kto odpowiada za ciągłość usługi,
jak informowany jest zarządca w przypadku zmian.
Z punktu widzenia wspólnoty odpowiedzialność za organizację personelu powinna pozostawać po stronie wykonawcy.
Rola koordynatora
Przy większych kontraktach warto jednoznacznie określić osobę odpowiedzialną za współpracę.
Koordynator może odpowiadać za:
organizację zespołu,
kontrolę wykonania prac,
zastępstwa,
komunikację z zarządcą,
obsługę zgłoszeń,
organizację prac okresowych,
działania korygujące.
Dzięki temu zarządca nie musi bezpośrednio kierować personelem sprzątającym.
Kontrola jakości
Umowa powinna umożliwiać weryfikację jakości usługi.
Można wykorzystać:
checklisty,
kontrole koordynatora,
audyty,
okresowe raporty,
rejestr niezgodności,
uzgodnione KPI.
Najważniejsze jest wcześniejsze określenie standardu.
Bez standardu trudno obiektywnie stwierdzić, czy usługa została wykonana prawidłowo.
Obsługa zgłoszeń mieszkańców
Mieszkańcy mogą być ważnym źródłem informacji o stanie nieruchomości.
Nie oznacza to jednak, że powinni bezpośrednio zarządzać pracownikami firmy sprzątającej.
Dobrym rozwiązaniem jest określenie ścieżki:
mieszkaniec → administracja lub zarządca → koordynator wykonawcy → działanie → informacja zwrotna.
Pozwala to zachować porządek komunikacyjny i kontrolę nad realizacją zgłoszeń.
Uwaga na sformułowanie „według potrzeb”
„Według potrzeb” może być użyteczne przy pracach zależnych od warunków, ale nie powinno zastępować całego harmonogramu.
Jeżeli większość zakresu opisana jest w ten sposób, trudno później określić, czy wykonawca realizuje usługę zgodnie z umową.
Znacznie lepiej rozdzielić:
prace zaplanowane
od
interwencji wykonywanych w razie wystąpienia określonych warunków.
Co powinno znaleźć się w zakresie usług?
Praktyczna struktura może obejmować:
Najczęstsze błędy przy określaniu zakresu
Zbyt ogólne sformułowania
„Kompleksowe sprzątanie” nie określa konkretnych obowiązków.
Brak częstotliwości
Nie wiadomo, kiedy zadanie powinno zostać wykonane.
Brak prac okresowych
Po kilku miesiącach mogą pojawić się spory dotyczące dodatkowych kosztów.
Nieuwzględnienie garażu
Garaż jest często jednym z największych obszarów nieruchomości.
Niejasne granice terenów zewnętrznych
Szczególnie problematyczne na większych osiedlach.
Brak zasad zastępstw
Może powodować problemy z ciągłością usługi.
Brak kontroli jakości
Trudno obiektywnie oceniać wykonawcę.
Brak możliwości aktualizacji zakresu
Potrzeby nieruchomości mogą zmieniać się w czasie.
Checklista dla zarządcy przed podpisaniem umowy
Sprawdź:
☑ Czy wskazano wszystkie budynki?
☑ Czy określono wszystkie klatki?
☑ Czy uwzględniono windy?
☑ Czy uwzględniono garaż?
☑ Czy określono pomieszczenia dodatkowe?
☑ Czy wskazano teren zewnętrzny?
☑ Czy określono miejsca gromadzenia odpadów?
☑ Czy każda podstawowa czynność ma określoną częstotliwość?
☑ Czy wskazano prace okresowe?
☑ Czy określono prace sezonowe?
☑ Czy wiadomo, kto zapewnia środki?
☑ Czy wiadomo, kto zapewnia sprzęt?
☑ Czy ustalono zasady zastępstw?
☑ Czy wyznaczono koordynatora?
☑ Czy określono standard jakości?
☑ Czy istnieje procedura zgłoszeń?
☑ Czy określono sposób kontroli?
☑ Czy zakres można aktualizować?
FAQ. Zakres obowiązków firmy sprzątającej we wspólnocie
Co powinna sprzątać firma we wspólnocie mieszkaniowej?
Zakres zależy od nieruchomości. Najczęściej obejmuje klatki schodowe, wejścia, hole, korytarze, windy oraz inne wskazane części wspólne.
Czy firma sprzątająca powinna sprzątać garaż?
Jeżeli garaż znajduje się w zakresie umowy. Warto osobno określić utrzymanie bieżące i gruntowne mycie.
Czy mycie okien powinno być w umowie?
Tak, jeżeli ma być wykonywane przez tego samego wykonawcę. Należy wskazać zakres i częstotliwość.
Czy firma powinna sprzątać teren przed budynkiem?
Może, jeżeli teren zewnętrzny został objęty zakresem współpracy.
Kto zapewnia środki czystości?
Zależy od warunków umowy. Powinno zostać to jednoznacznie ustalone przed rozpoczęciem współpracy.
Kto zapewnia maszyny?
Również powinno wynikać to z ustalonego modelu współpracy i charakterystyki prac.
Co dzieje się podczas urlopu pracownika?
Profesjonalny wykonawca powinien posiadać system organizacji zastępstw zapewniający ciągłość realizacji usługi.
Czy firma powinna mieć koordynatora?
W większych nieruchomościach jest to bardzo praktyczne rozwiązanie. Zarządca otrzymuje jeden punkt kontaktu odpowiedzialny za kontrakt.
Czy zakres usług można zmienić?
Tak. Potrzeby nieruchomości mogą się zmieniać, dlatego zakres i harmonogram warto okresowo weryfikować zgodnie z warunkami współpracy.
Czy „sprzątanie według potrzeb” jest wystarczającym zapisem?
Nie dla całego kontraktu. Podstawowe czynności powinny mieć jasno określony zakres i częstotliwość.
Jak sprawdzić, czy firma realizuje cały zakres?
Pomagają harmonogram, checklisty, kontrole koordynatora, audyty oraz rejestr wykonania prac okresowych.
Co jest ważniejsze: liczba godzin czy efekt?
Dla zarządcy kluczowe powinno być osiągnięcie uzgodnionego standardu przy prawidłowej realizacji zakresu i harmonogramu.
Zakres usług dla wspólnot mieszkaniowych w Golkonda
Golkonda od ponad 20 lat świadczy profesjonalne usługi utrzymania czystości dla klientów biznesowych i zarządców nieruchomości.
Zakres obsługi wspólnoty lub osiedla może zostać dopasowany do wielkości, charakterystyki oraz sposobu użytkowania konkretnej nieruchomości.
Może obejmować między innymi:
klatki schodowe,
hole i korytarze,
windy,
garaże podziemne,
tereny zewnętrzne,
prace okresowe,
koordynację,
kontrolę jakości.
W większych obiektach szczególne znaczenie ma połączenie odpowiedniego zakresu z harmonogramem, organizacją personelu i systemem nadzoru.
Podsumowanie
Dobry zakres obowiązków firmy sprzątającej we wspólnocie mieszkaniowej powinien być przede wszystkim jednoznaczny.
Nie wystarczy określić, że wykonawca odpowiada za „utrzymanie czystości”.
Zarządca powinien wiedzieć:
co jest sprzątane, jakie czynności są wykonywane, z jaką częstotliwością, które prace mają charakter okresowy, kto zapewnia sprzęt, jak organizowane są zastępstwa i w jaki sposób kontrolowana jest jakość.
Im precyzyjniejsze zasady zostaną ustalone przed rozpoczęciem współpracy, tym łatwiej później oceniać jej efekty.
Dobrze przygotowany zakres staje się więc nie tylko załącznikiem do umowy. Jest podstawowym narzędziem zarządzania jakością utrzymania nieruchomości.
Powiązane artykuły
W tym tekście rekomenduję silne linkowanie do:
Kontakt
Szukasz firmy do kompleksowej obsługi wspólnoty lub osiedla mieszkaniowego?
Golkonda przygotowuje zakres usług dopasowany do charakterystyki konkretnej nieruchomości.
Golkonda
info@golkonda.pl | 22 542 42 92